Réussir l'inventaire de sa bijouterie : méthode, fréquence et écarts

Dans beaucoup de bijouteries, l'inventaire est un moment redouté. Il prend des jours, il tombe rarement juste, et le résultat finit dans un tiroir. Le problème vient rarement du comptage lui-même. Il vient de ce qu'on n'a pas décidé avant de commencer.

Décidez d'abord de ce que vous comptez

Un bijou ne se trouve pas qu'en vitrine. Avant de compter, listez tous les endroits où une pièce peut légitimement se trouver :

• en vitrine et en présentoir
• au coffre
• à l'atelier, en cours de réparation ou de transformation
• chez un sous-traitant
• en dépôt chez un confrère ou en consignation
• réservée pour un client, avance versée
• en transit entre deux magasins

Si vous ne comptez que la vitrine, vous allez « trouver » des écarts qui n'en sont pas. La moitié des inventaires ratés se joue ici.

Non, vous n'avez pas besoin de fermer

Beaucoup de bijoutiers repoussent l'inventaire parce qu'ils imaginent deux jours rideau baissé. C'est vrai quand on compte à la main sur un cahier : une vente pendant le comptage fausse tout, parce qu'une pièce peut être comptée avant d'être vendue, ou vendue avant d'être comptée, et rien ne permet de savoir laquelle des deux.

Avec une douchette et un système de gestion, ce problème disparaît. Vous scannez, et le système garde l'heure de chaque scan comme il garde l'heure de chaque vente. Une pièce scannée le matin et vendue à midi n'est pas un écart, c'est une vente. Une pièce vendue avant votre passage est déjà sortie du stock théorique. Le rapprochement se fait tout seul.

Vous pouvez donc compter magasin ouvert, sur les heures creuses, sans perdre une journée de chiffre d'affaires. C'est même le but recherché : un inventaire qui ne coûte pas de fermeture est un inventaire que vous ferez plusieurs fois par an au lieu d'une.

Une seule condition, mais elle n'est pas négociable : les ventes doivent être saisies au moment où elles se font. Si une vente est notée sur un papier pour être enregistrée le soir, vous retrouvez exactement le problème du cahier, et le système n'y peut rien.

Cela dit, évitez les périodes fortes : approche des fêtes, saison des mariages, fin de Ramadan. Le meilleur moment est en général le creux qui suit une grosse saison, quand le stock est au plus bas et que vous avez moins de pièces à manipuler.

Préparez avant de compter

Une demi-journée de préparation économise une journée de comptage :

• Rangez les pièces par famille, pour ne pas avoir à chercher.
• Vérifiez que chaque pièce porte bien son étiquette. Une pièce sans référence sera comptée, mais vous ne saurez pas à quoi la rattacher.
• Rattrapez les mouvements en retard : sorties atelier, dépôts, transferts entre magasins, rachats non saisis. Ce n'est pas la vente du jour qui pose problème, le système la gère. C'est le mouvement qui n'a jamais été enregistré.
• Imprimez ou préparez votre liste de référence, celle à laquelle vous allez comparer.

Scannez ce que vous voyez, expliquez après

La règle la plus utile est aussi la plus simple : on compte ce qu'on voit, on explique après.

Pendant le comptage, personne ne cherche à justifier un écart et personne ne « corrige » une ligne parce qu'elle paraît bizarre. Vous scannez, c'est tout. Vous obtenez une photographie honnête du magasin, et les explications viennent dans un deuxième temps, une fois toutes les données rassemblées.

Avec une douchette, une personne suffit pour une vitrine. À deux, vous allez plus vite en vous répartissant les zones, à condition que chacun sache exactement où s'arrête la sienne : passer deux fois sur le même tiroir est aussi gênant que de l'oublier.

Pesez les pièces vendues au poids. Le scan vous dit qu'une chaîne est présente, il ne vous dit pas qu'elle fait toujours le poids annoncé.

Que faire des écarts

Un écart n'est pas forcément un vol. Dans l'ordre de fréquence, voici ce que vous allez trouver :

1. Une vente non saisie, ou saisie sur la mauvaise référence. C'est de loin la première cause.
2. Une pièce sortie et non tracée : partie à l'atelier, chez le sous-traitant, en essai chez un client.
3. Une erreur de saisie à l'entrée : poids mal noté, mauvais titre, deux références créées pour la même pièce.
4. Une transformation non enregistrée : une pièce fondue ou modifiée, qui existe encore dans vos listes sous son ancienne forme.
5. Une disparition réelle. Elle existe, et il faut pouvoir la nommer. Mais ne concluez à celle-là qu'après avoir éliminé les quatre autres.

Traitez les écarts un par un, en écrivant la cause à côté de chacun. C'est ce document, et pas le chiffre final, qui vous dira quoi corriger dans votre organisation.

Choisissez votre fréquence

L'inventaire annuel complet est le minimum. Il est lourd, et son défaut est qu'entre deux comptages, vous naviguez à vue pendant douze mois.

L'inventaire tournant est plus confortable : vous comptez une famille par semaine ou par mois, à tour de rôle, magasin ouvert ou en fin de journée. Sur une année, tout est passé en revue, mais vous ne fermez jamais et vous détectez les écarts pendant qu'ils sont encore explicables.

La bonne combinaison pour la plupart des boutiques : un tournant régulier sur les familles à forte rotation, plus un complet une fois par an.

Ce que l'inventaire doit vous laisser

Un inventaire réussi ne produit pas seulement un chiffre juste. Il vous laisse trois informations que vous n'aviez pas :

• La valeur réelle de votre stock, au cours du jour, ce qui est la base de toute décision d'achat.
• La liste de vos pièces dormantes, celles qui n'ont pas bougé depuis un an et qui immobilisent votre trésorerie.
• La liste de vos points de fuite, c'est-à-dire les moments où l'information se perd dans votre organisation.

Ces trois informations supposent un stock tenu pièce par pièce, ce que fait un logiciel de gestion de bijouterie et qu'un comptage sur feuille ne donnera jamais.

Ce que vous pouvez faire demain matin

1. Écrivez la liste de tous les emplacements où une pièce peut se trouver dans votre activité. Affichez-la.
2. Choisissez une seule famille, la plus petite, et comptez-la cette semaine à deux personnes.
3. Notez les écarts trouvés et leur cause. Vous saurez immédiatement où votre organisation perd l'information.

La gestion des inventaires, y compris le suivi des pièces à l'atelier et en dépôt, fait partie de LE BIJOUTIER à partir du plan Standard.